Strateška nabava
Većina kriza tj. recesija ima karakteristiku pada potražnje. Pad potražnje znači i pad profita uz istu razinu troškova. Stoga, jedini način kako se profiti mogu zadržati je smanjenje troškova uz istu ili nižu potražnju (prodaju). Međutim, u ovom trenutku koji možemo nazvati i post-Covid periodom, događa se nešto novo. Umjesto konsolidacije potražnje, došlo je do snažnog rasta potražnje i do istovremenog snažnog rasta cijena i inflatornih pritisaka.
Ova sasvim neočekivana situacija ponovo je gurnula nabavne profesionalce i menadžere u prvi plan sa sasvim novim ciljevima. Prije bi logičan cilj svake uprave bio, naravno, da se krene u „rezanje“ troškova, kako bi se zadržali profiti. Međutim, danas je cilj da se dođe do roba po bilo kojoj cijeni kako bi se moglo nastaviti sa proizvodnjom i isporukom kupcu, a u tome najveću ulogu igraju ponovo profesionalci u nabavi.
Voditeljica nabave jednog klijenta mi je nedavno povjerila kako se sa nostalgijom sjeća dana kada je poslala narudžbu, dobila potvrdu narudžbe i nakon nekog vremena bila sigurna da će roba stići na skladište. Danas, je sretna kada dobije bilo kakvu povratnu informaciju i čak i kada dobiju potvrdu nisu sigurni da će roba doći.
Pred timovima u nabavi se, dakle, i u kriznim vremenima, kao i u vrijeme poleta nalaze sve veći izazovi s kojima se moraju uhvatiti u koštac svakoga dana. Za te izazove nabavni timovi moraju vladati tvrdim vještinama poput vještina selekcije, ocjenjivanja i upravljanja dobavljačima, forecastingom i poslovnim planiranjem, upravljanjem zalihama, pronalaženjem ušteda te pregovaranjem. Međutim za uspješno vođenje nabave nisu dovoljne samo ove hard vještine već ih treba nadopunjavati sa nešto mekanijima kao što su vještine proaktivnosti i strateškog razmišljanja, određivanje pravih ciljeva i strategija u nabavi, određivanje prioriteta te delegiranje i komuniciranje. Sve ove vještine će im omogućiti da ispune očekivanja koja su stavljena pred njih.
Proaktivnost u nabavi
Vrijedna odlika uspješnih menadžera nabave je da se ne prepuštaju bujici koja ih nosi kamo hoće i poslovnim prilikama da se događaju, već sami žele utjecati na ono što će se dogoditi. Da bi znali u svakom trenutku što želimo i kamo idemo moramo imati čvrst oslonac i jasnu viziju. Pro-aktivne ljude pokreću vrijednosti i ako imaju postavljen čvrst sustav temeljnih vrijednosti onda je lako u svakom trenutku odgovoriti na pitanje U kojem pravcu sada krenuti ili Što je bolje za mene i moje poduzeće?
Mnoge kompanije i menadžeri ne samo da ne potiču pro-aktivnost nego je i sprječavaju izrazima Radi samo ono što ti se kaže isl. Zapravo zaboravljamo da je u ljudskoj prirodi da budemo pr- aktivni (poduzetni), jer inače ne bismo naselili, napučili i prilagodili Zemlju na način kako smo to učinili. Tužno je da se pro-aktivnosti i poduzetništvu unutar kompanija ispriječi ego nekog nezrelog menadžera koji misli da će nečija inicijativa potkopati njegov/njezin autoritet.
Biti pro-aktivan znači preuzeti odgovornost za zbivanja oko sebe (Pro-aktivni ljudi su odgovorni – sposobni da daju odgovor), a da bi se od nekog tražila odgovornost treba mu dati i ovlasti. Možda se i u tom dijelu krije razlog zašto se pro-aktivnost ne potiče.
U nedostatku pro-aktivnosti tu je njegova stalna pratiteljica – reaktivnost. Reaktivne osobe čekaju da se nešto dogodi da bi potom reagirale na to. U teoriji upravljanja vremenom prema čuvenoj Eisenhowerovoj matrici hitno-važno to bi značilo da uvijek radimo stvari koje su hitne i važne tj da stalno gasimo požare. Neki se hvale sa tim, a neki rezignirano odgovore da oni nisu gospodari svoga vremena. Jedan direktor nabave je bio poznat po tome da je išao hodnikom i škljocao kemijskom olovkom i zavirivao po uredima da pronađe neki problem da ga rješava. Svi su tada, kada bi čuli škljocanje olovke odmah buljili u ekrane, pisali ili čitali ili nešto drugo „pametno radili“ – samo da im on ne dođe „rješavati probleme“.
Suprotno tome, kada pro-aktivno radimo stvari koje su važne, ali još nisu hitne mi preventivno rješavamo stvari da ne postanu hitne. Osnovni cilj je da nabava bude nevidljiva jer onda znači da nema problema, a to znači da se oni rješavaju prije nego to postanu. To opet znači da treba imati i određene ovlasti kako bi mogla odraditi stvari koje nisu hitne, ali su bitne.
Nabava kao Pepeljuga
Kada nekome na lijep način želite reći da je manje važan onda to zovemo podrškom. Tako je i funkcija nabave dugo smatrana samo kao podrška ili Pepeljuga – a ne kao poslovna funkcija. Kroz svoju evoluciju funkcija nabave je prolazila kroz mnoge faze na svojoj transformaciji iz Pepeljuge u Princezu – od faze Ne smetaj poslu, preko Prati najbolju svjetsku praksu pa do Podržavaj posao i Nabava je konkurentska prednost.
Međutim, globalizacija i dolazak raznih kriza i recesija promijenili su način gledanja na nabavu kao funkciju. Vrlo jednostavna kalkulacija može dokazati da se uštedom od svega desetak posto na troškovima nabave (koji ovisno o industriji mogu dosezati između 60-90% ukupnih prihoda), može povećati profitabilnost i za pedeset posto. Za isto takvo povećanje profitabilnosti povećanjem prodaje, bilo bi nam potrebno pedeset postotno povećanje prodaje, a to je vrlo izazovan (da ne kažemo nemoguć) zadatak. Iz svih ovih razloga i top menadžment sada otkriva novu poziciju nabave, kao bogate udavače – Princeze.
Prema jednom istraživanju konzultantske kuće A.T. Kearney o izvrsnosti u nabavi pronađeno je da vodeće kompanije čine 73 posto aktivnosti koje su strateške, a ostatak aktivnosti odnosi se na taktičke i operativne. Kod kompanija sljedbenika ili ispodprosječnih kompanija koje su sudjelovale u istraživanju samo 49 posto aktivnosti su bile strateške. Vodeće kompanije su odavno shvatile da se veće uštede u nabavi mogu postići kroz strateške aktivnosti koje obuhvaćaju širi pogled na stvari i gledaju na dobavljača kao na partnera, nego kroz iscrpljujuće pregovaranje i cjenkanje za svaki euro. Još je drevni Sun Tzu u Umijeću ratovanja napisao: “Ključ pobjede nije poraziti neprijatelja, već pobijediti njegovu strategiju...”
Strategije u nabavi
Aktivnosti u nabavi se mogu podijeliti na operativne, taktičke i strateške, a to su ujedno i faze razvoja nabave kroz povijest. Tako prvu fazu u ciklusu nabave čine i vještine pregovaranja o cijenama i razvoja profesionalnih nabavljača. To su obično aktivnosti:
- Analiza tržišta
- Pregovaranje
- Tender procesi
- Smanjenje troškova materijala
- Smanjenje zaliha
Druga faza Faza je okrupnjavanje volumena i centralizacije nabave i čine ju aktivnosti kao što su:
- Konsolidacija volumena
- Upravljanje ugovorima
- Konsolidacija proizvoda i dobavljača
- Smanjenje ukupnih troškova nabave
- Projekti standardizacije
Treća Faza je redefiniranje odnosa s dobavljačima kao partnerima, stalne organizacijske promjene i projektiu nabavi. Radi se o aktivnostima kao što su:
- Segmentiranje tržišta nabave
- Upravljanje financijskim rizicima
- Korištenje inovacija
- Suradnja s dobavljačima
- Upravljanje promjenama
Prema mojem istraživanju među klijentima i kompanijama u regiji vidljiv je disbalans između onoga što je proklamirano i stvarnosti. Naime, nominalno se svi vide u fazi tri razvoja nabave, ali aktivnosti koje im čine devedeset posto su u skladu sa prvom fazom razvoja (Analiza tržišta, pregovaranje, smanjenje troškova i zaliha). Ono što treba napomenuti je da moderna nabava treba izvršiti segmentaciju izvora nabave i pametno dizajnirati strategije prema važnosti, utjecaju na rezultate, kompleksnosti i riziku. I o tome kao i o ostalim vještinama vezanim za strategije u nabavi ćemo govoriti u sljedećim kolumnama.
Ako želite čuti više o vještinama u nabavci rezervirajte svoje mjesto na Master Class treningu 7 VJEŠTINA ZA EFIKASNO VOĐENJE NABAVKE (14-15.10.2021). u Zagrebu. Više detalja na www.logiko.hr na email: